Découvrez le témoignage de Maroua GHEZAL, Responsable budgétaire, financière et du contrôle interne à l’EPSM Barthélémy Durand d’Etampes, qui a choisi la solution NUMENS pour réaliser le pilotage de suivi budgétaire de son établissement.
" Avec NUMENS, on espère un gain de temps, puis une fluidité au niveau des conversations et des échanges avec les autres directions ; avec des accès sécurisés et dédiés pour chaque direction." indique Maroua GHEZAL, Responsable budgétaire, financière et du contrôle interne à l’EPSM Barthélémy Durand d'Etampes.
Quand avez-vous opté pour NUMENS ?
En novembre 2023 à peu près oui. On avait eu une proposition de Madame Dupont et c’est quelque chose qui nous avait attirés. Donc ensuite on avait pris contact et ça nous avait été présenté rapidement.
A quel niveau d'utilisation de la solution NUMENS êtes-vous aujourd'hui dans l'établissement ?
Alors on débute. On a commencé vraiment à utiliser NUMENS à partir de mars 2024. Il y a eu déjà une première présentation par Monsieur Le Brun à la direction financière et ensuite aux directions fonctionnelles. On l’a expérimenté en interne au sein de notre direction pour voir comment ça fonctionnait et se l’approprier. Ensuite, dès le mois de juillet 2024, on espère le mettre à disposition de tous les services que l’on souhaite convier sur cette application.
Combien de services seront amenés à utiliser l'application NUMENS ?
Alors pour l’instant il y a quatre services concernés par la solution NUMENS : la direction des finances, la direction des achats, les ressources humaines et la direction des travaux et du patrimoine. Donc cette dernière direction est une direction test. En fonction de leurs retours et de leur utilisation, on va voir si on l’ouvre à d’autres services ou non.
Avant de choisir NUMENS, quelles étaient les principales difficultés rencontrées pour le suivi budgétaire ?
Les principales difficultés c’était d’intégrer les différents systèmes financiers et comptables. On faisait des requêtes avec BO, on avait aussi CPage et Hélios. On avait des incohérences entre les données donc c’était notre principale difficulté. Ensuite on avait des difficultés à coordonner les équipes ou les services qui sont impliqués dans le service budgétaire pour avoir des retours et les échéances afin que l’on puisse également retravailler. On avait aussi des problèmes plutôt de formation ; dans le sens où les outils de gestion budgétaire n’étaient pas utilisés de manière efficace. Un manque de communication entre les directions sur l’état et les besoins budgétaires.
Pourriez-vous nous soumettre un exemple d'un usage que vous pensez voir évoluer en utilisant NUMENS ?
On n’utilisera plus de fichiers Excel donc ça, ça va être un grand avantage dans le sens où on concaténait les fichiers de différents services. On perdait du temps donc déjà je pense que l’on va gagner du temps. Au niveau de la communication , ça ne passera plus par mail, tout sera directement sur l’application Web NUMENS. Je pense que c’est vraiment un gain de temps et une fluidité au niveau des conversations et des échanges avec les autres directions.
Combien de temps estimez-vous pouvoir gagner grâce à NUMENS dans vos usages ?
On espère gagner au moins un mois avant les dates d’échéances ; par exemple pour l’EPRD ou pour les RIA, pour pouvoir ensuite faire un retour aux directions et donc inverser la tendance. Dans le sens où avant c’était nous qui faisions des propositions aux directions. Là on aimerait que ce soit plutôt le contraire que ce soit les directions fonctionnelles qui fassent leurs propositions et que nous acceptions par la suite ou non. Ça serait plutôt dans ce sens-là, dans cette logique-là.
Quels sont les points sur lesquels vous espérez que NUMENS rende plus fiables et sécurisées les données budgétaires ?
Le fait qu’il y ait des accès sécurisés et dédiés pour chaque direction. Par exemple que la Direction des Achats n’ait pas accès aux dépenses et aux recettes de la Direction des Ressources Humaines c’est quelque chose qui nous permet de sécuriser vraiment les données. La traçabilité des modifications qui sont apportées également. Le fait qu’il y ait des sauvegardes régulières et qu’on puisse avoir un bon historique. C’est beaucoup plus fiable que des fichiers Excel qui sont beaucoup plus propices à des erreurs humaines, d’inattentions ou autre.
Comment qualifieriez-vous l'accompagnement de MGDIS dans la mise en œuvre du projet ?
Flexible : On a été accompagné par Monsieur Le Brun qui a été plutôt flexible puisqu’au début du projet on a beaucoup décalé des dates !
Disponible : Je dirais disponible puisque dès qu’on a eu une date pour la Direction des finances et pour les autres directions, MGDIS a tout de suite été disponible.
Proximité : Un accompagnement de proximité puisque tout a été expliqué et on a été formé.
Si vous deviez résumer NUMENS en trois mots ?
Je dirais collaboration ou communication, fiabilité et sécurité.
